Yurt dışına numune gönderebilmek için bir proforma olarak adlandırılan formun doldurulması gerekmektedir. Bu dokümanın kusursuz ve eksiksiz bir şekilde doldurulması numune gönderimi için oldukça önemlidir. Ayrıca numune gönderiminde bazı şartlar da bulunmaktadır. Bu şartları sağlamayan malzemelerin gönderimleri yapılmamaktadır.

Numune gönderilerinde genellikle uçak kargo kullanılmakta olup yurtdışına numune gönderimi hizmetinde faturalandırmaya oldukça dikkat edilmesi gerekmektedir. Eğer faturalandırma eksiklik varsa ülkelerin mevzuat farklılıklarından dolayı sorunlar çıkmaktadır. Bu nedenle faturaların eksiksiz doldurulması oldukça önemlidir. Ayrıca fatura doldurulurken proformada ki bilgiler ile eşleşmesi gerekmektedir. 

Genel olarak proformada mutlaka yer alması gereken bilgiler şu şekildedir. Satıcı ve alıcının isimleri, numunenin cinsi ve GTİP numarasıdır. Öte yandan bazı gümrüklerde ürün bedeli bilgisinin de istenmektedir. Bu nedenle ürün bedel bilgisinin yazılmasında fayda olacaktır.